プライバシーポリシー

個人情報保護方針

個人情報の開示・訂正・削除等の取り扱いについては、こちらをご覧ください。

2010年3月11日にプライバシーマークの認証を取得いたしました。

プライバシーマーク制度とは、個人情報保護JIS( JIS Q 15001 )に適合したコンプライアンス・ プログラムを整理し、個人情報の取り扱いを適切に行っている事業者に対して、 一般財団法人日本情報経済社会推進協会 が使用許諾し認証する制度です。

今後とも以下の「個人情報保護方針」に定めた通り、個人情報保護の精神を遵守し、 お客様に信頼される企業であり続けるよう努力いたします。

当社は、平成16年の設立以来、トータルソリューションベンダーとして、最新の技術に裏付けられたさまざまなサービスを提供し、 多くの企業で数々の実績を 築き上げてまいりました。
その経験を踏まえ、当社は個人情報保護についても JIS 規格（ JIS Q 15001 JIS Q 15001:2006 ）に準拠し、 規則の制定及び管理体制の確立などを内容とした個人情報保護マネジメントシステム を策定すると共に以下に掲げる個人情報保護方針を定め、 役員及び従業員に周知し、この方針に従い個人情報の適切な保護に努めてまいります。

  1. 個人情報の取得・利用・提供
    2. 当社は、個人情報を取得および利用する場合には、利用目的を明確にし、特定された利用目的の達成に必要な範囲内で、適正に個人情報を取り扱います。 また、個人情報の取得・利用・提供については目的外での利用は一切行わず、あらかじめ本人から同意をいただいた以外は第三者に提供、開示等は一切いたしません。
    目的外利用を行わないための措置を講じます。
  2. 個人情報の取扱い関する法令、国が定める指針その他の規範の遵守
    3. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
  3. 安全対策の実施
    4. 当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するため、情報セキュリティ対策をはじめとする安全対策も実施し、個人情報への不正アクセス、 個人情報の滅失、 毀損、改ざん、漏えい等の総合的予防に努めます。万が一、問題が発生した場合には、被害の拡大防止に努め、速やかに 是正措置を実施します。
  4. 個人情報の苦情・相談及び問合せ等への対応
    5. 当社は開示等の対象となる個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への 提供の停止の求め、または個人情報の取扱い等に関する苦情・ご相談には、別途定める手続に従い対応するものとします。
  5. 個人情報保護マネジメントシステムの策定および継続的改善
    6. 当社は、役員及び従業員に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するための個人情報保護マネジメントシステムを策定し、 これを実施し、維持し、及び継続的に改善します。

制定：2008年10月1日
改定：2016年  3月1日
エムエスシステム株式会社
代表取締役社長　佐藤　崇

個人情報の取り扱い

エムエスシステム株式会社（以下、「当社」とします）では、個人情報（個人を識別し得る情報）を適切に保護することが社会的責務であると認識し、 以下のように取り組んでおります。

  1. 個人情報の利用目的の公表について
    2. 当社が取得する以下類型の個人情報の利用目的として次の通り公表します。
    個人情報の類型当該事業における個人情報の利用目的
    (1)お客様に関する個人情報・お客様との連絡、交渉、 契約の履行、履行請求等
    (2)お取引先の皆様に関する個人情報・お取引先との連絡、協力、交渉、 契約の履行、履行請求等
    (3)お取引先から委託を受けた個人情報・お取引先との連絡、協力、 交渉、契約の履行等
    ・コールセンター業務における利用のため
    (4)株主の皆様に関する個人情報・商法に基づく権利の行使・義務の履行のため 各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため
    (5)当社へ入社を希望される皆様に関する個人情報・連絡、情報のご提供および採用選考
    (6) 従業者に関する情報・従業者に係わる管理業務､事業遂行等
    注1）上記の利用目的は、該当する個人情報の利用目的を類型的に記載したものです。 また、個別に利用目的をご通知または公表する場合には、その利用目的によるものとします。
    注2）当社へ入社を希望される皆様に関する個人情報につきましては、応募書類と同封されている個人情報収集同意書を以て同意を得たものとさせて頂きます。

  2. 「開示対象個人情報」について

    3. (1)開示対象個人情報とは 電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に従って整理、 分類し、目次、索引、符合などを付すことによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する 個人情報であって、当社が本人から求められる「開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求め （以下、開示等）」のすべてに応じることができる権限を有するものであり、消去期間には関係なく対象とします。

    (2)当社の開示等への対応 当社は、次に掲げる開示対象個人情報に関し、 個人情報保護法を遵守し対応します。

    • お客様に関する保有個人情報
    • お取引先の皆様に関する保有個人情報
    • 株主の皆様に関する保有個人情報
    • 当社へ入社を希望される皆様に関する保有個人情報
    • 当社従業者に関する保有個人情報

  3. 「開示等の求め」に応じる手続き等に関する事項
    4. 当社では、「 開示対象個人情報 」の本人またはその代理人からの開示、削除・訂正、利用停止等の求め （以下、「開示等請求」とします）に関する手続きを 次のように定めております。

    (1)開示等請求の内容開示等請求の種類は、以下の通りです。

    • 開示対象個人情報 の利用目的の通知
    • 開示対象個人情報 の開示
    • 開示対象個人情報 の内容の訂正・追加・削除
    • 開示対象個人情報 の利用停止､消去
    • 個人情報の 第三者への提供停止

    (2)開示等請求のお問い合わせ及び申請先

    開示等請求は、下記の個人情報問い合わせ窓口宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送にてお送りください。
    なお、開示等請求に関しては、郵送以外での方法（電話、 E-mail 等）は原則としてお断りしますので、その旨ご了承ください。

    個人情報問い合わせ窓口：エムエスシステム株式会社　総務部
    郵送先：〒168-0074 東京都杉並区上高井戸 1-7-15 インテックスビル 2F

    (3)開示等請求の申請方法 開示等請求を行う場合は、所定の申請書に必要事項を全て記載の上、本人確認のための書類を同封して 個人情報問い合わせ窓口に郵送してください。
    開示等請求は、本人による場合のほか、代理人による場合も受け付けます。 ただし、郵送による回答の安全性を確保するため、申請者（本人もしくは代理人）は日本国内に住所を有することを条件とします。
    また、代理人による請求の場合は、下記必要書類に加えて代理人を証明する書類を同封の上、上記の個人情報問い合わせ窓口にご郵送ください。 提出書類に不備もしくは不明点がある場合は、その旨ご連絡申し上げますが、当社からの連絡後 2 週間以内にご返答いただけない場合は、 開示等請求がなかったものとして送付いただいた書面を返送いたしますのでご了承ください。

    1. 当社所定の申請書

      2. こちらから 申請書（PDF 形式） をダウンロードし、印刷して必要事項を記入してください（ 107KB ）。
      開示等請求の内容を必ず選択してください。

    2. 本人確認のための書類
      1. 申請者と開示請求等の対象となる個人が同一人の場合
        2. 開示等請求の申請者必要書類
        個人の場合 右記(1)・(2)の両方

        (1)開示等請求の申請書に記載されている開示対象者の「氏名及び住所」と同一の氏名及び記載されている

        • 運転免許証
        • パスポート
        • 健康保険の被保険者証
        • 外国人登録証明書
        • 住民基本台帳カード

        のいずれか1通のコピー

        (2)住民票の写しまたは外国人登録原票の写しいずれか1通
        (ｺﾋﾟｰ不可)
        企業、その他の団体内の個人、従業者の場合 事業主より発行された勤務証明書、在籍証明書のいずれか1通
      2. 申請者と開示請求等の対象となる個人が同一人でない場合
        （代理人による申請に限ります）
        3. 開示等請求の申請者必要書類
        親権者もしくは成年後見人からの申請

        戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書、登記事項証明書等、 左記の資格を証明する書類いずれか１通（開示等請求の申請をする日前 30 日以内に作成されたものに限ります）
        本人が委任した代理人の場合 → 右記の書類の全て

        ・委任状（本人の署名捺印）
        ・委任状に押された本人の印鑑と同一印影の印鑑証明書
        ・代理人を確認するための書類
        （代理人本人を確認する書類として、上記Aの「個人の場合」と同一の書類）

    (4) 「 開示対象個人情報 の開示」もしくは、「 開示対象個人情報 の利用目的の通知」に対する送料の負担ならびにその徴収方法 「 開示対象個人情報 の開示」もしくは、「 開示対象個人情報 の利用目的の通知」を行う場合、書留郵便にて回答致しますので、その実費および 手数料として、以下金額の返信用郵便切手を同封してください。 1 回の申請につき 540 円 注）開示等の求めの内容によっては、手数料を いただく場合があります。
    その場合は事前に見積書を提示いたします。 返信用切手が同封されていなかった場合は、もしくは返信用切手の金額が不足していた場合、 その旨ご連絡申し上げますが、連絡より 2 週間以内にお支払いいただけない場合は、開示等請求がなかったものとして処理いたしますので ご了承ください。

    (5)開示等請求の回答方法 開示等請求に対する回答は、書留郵便により、申請書に記載された申請者（代理人による請の場合は代理人）宛に 送付いたします。
    回答は開示等請求の申請書が当社に到着してから 1 週間以内に発送しますが、お問い合わせの内容によっては 回答にお時間をいただく場合も ございます。

    (6)開示等請求に対するその他の注意事項

    • 個人情報保護法上または当社個人情報保護規程にて対応を要しない場合、および申請書及び書類に不備等があった場合には、 開示等請求に応じかねることもあります。
    • 開示等請求に伴い取得した個人情報は、開示等請求の対応に必要な範囲でのみ取り扱うものとします。
    • 開示等請求の際に送付された申請書、本人（及び代理人）確認の書面は申請者に返却します。
    • 申請書等および回答書の写しについては、当社の個人情報保護規程に従い、個人情報として適切に取り扱います。

  4. 個人情報の取り扱いに関する苦情・相談の受付窓口

    5. (1)当社受付窓口 当社の個人情報の取扱いに関する苦情・相談につきましては、下記までご連絡下さい。

    エムエスシステム株式会社　総務部
    Tel:03-6379-9516
    E-mail:privacy@mss-corp.com

    (2)認定個人情報保護団体および苦情解決の申し出先

    1. 認定個人情報保護団体の名称： 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
    2. 苦情の解決の申出先　　　　： 個人情報保護苦情相談室

      3. 住所〒106-0032
      東京都港区六本木1丁目9番9号　六本木ファーストビル12F
      TEL03-5860-7565
      0120-700-779

      ※ご注意事項：当社商品、サービスに関する問合せ先ではございません。

  5. 個人情報保護管理者について

    6. 当社の個人情報保護管理者 エムエスシステム株式会社
    専務取締役　吉村　敏樹